La digitalización ha transformado rápidamente la forma en que las empresas gestionan sus operaciones fiscales y administrativas, y la facturación electrónica es un componente fundamental de esta evolución. En este artículo, exploraremos cómo Heptora puede ayudar a las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) a automatizar de manera efectiva el envío de facturas electrónicas a través de FACe, un proceso que de otro modo puede ser tedioso y propenso a errores.
¿Qué es una factura electrónica y FACe?
Una factura electrónica es un documento fiscal en formato digital que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. En España, se utiliza el formato estándar conocido como FacturaE, que facilita el intercambio y el procesamiento de facturas de manera automatizada entre empresas y administraciones públicas, cumpliendo con todos los requisitos legales establecidos por la Administración Tributaria española (AEAT).
FACe – Punto General de Entrada de Facturas
FACe es la plataforma que centraliza la recepción de facturas dirigidas a la Administración General del Estado. Mediante el uso de FacturaE, las empresas pueden enviar facturas electrónicas a las administraciones públicas de manera más eficiente y segura. Sin embargo, este proceso puede volverse repetitivo y demandante, lo que genera la necesidad de una solución automatizada.
Problemas comunes en la gestión de facturas electrónicas y cómo solucionarlos
Al gestionar manualmente la descarga de facturas, puedes enfrentar problemas como:
Duplicación de Facturas: Descargar repetidamente la misma factura puede generar pagos duplicados y errores contables.
Pérdida de Facturas: El manejo manual de un gran volumen de facturas incrementa el riesgo de que alguna se pierda, resultando en retrasos de pagos y posibles sanciones.
Retrasos en la Descarga y Registro: Los procesos manuales suelen ser lentos, lo que afecta la eficiencia del departamento contable y puede causar problemas con proveedores y multas por retraso.
Con Heptora, todos estos problemas se resuelven, ya que los bots se encargan de cada etapa del proceso sin cometer errores y de forma más rápida y consistente que cualquier proceso manual.
Métodos para descargar facturas FACe: forma manual vs. automática
Con el método manual, un empleado tiene que acceder al portal FACe, buscar las facturas, descargarlas una por una y registrarlas manualmente en un sistema o una hoja de cálculo. Este proceso es tedioso y altamente susceptible a errores.
Con un software RPA como Heptora, los bots se encargan de acceder al portal, descargar las facturas, validarlas, registrarlas automáticamente y organizarlas según el tipo, fecha o proveedor. Todo esto se hace sin intervención humana, lo cual no solo ahorra tiempo, sino que garantiza la precisión y consistencia en la gestión de facturas.
Se estima que puedes ahorrar 2 horas de trabajo al día por cada trabajador que esté implicado en esta tarea. Por ejemplo, si tienes un departamento administrativo de 4 personas que destinan la mitad de su jornada total en esta tarea, al cabo del año estarían destinando casi 6.000 horas de trabajo al año para una tarea que no aporta un valor directo a la empresa.
Software de automatización de facturas electrónicas
La automatización de facturas electrónicas con Heptora implica utilizar un software RPA entrenado en cada aspecto del proceso, desde la recepción hasta la validación y el registro. En el caso de la facturación electrónica, un RPA puede encargarse de:
Recepción y registro de facturas. El sistema se descarga las facturas electrónicas, y las registra automáticamente en una base de datos.
Validación de facturas: El software puede verificar que todas las facturas contengan la información correcta y que cumplan con los requisitos legales de la empresa.
Pago de facturas: una vez validadas, nuestra solución RPA puede programar y ejecutar los pagos correspondientes, asegurando que se hagan a tiempo.
¿Por qué Automatizar Facturas con Heptora?
Automatizar la gestión de facturas electrónicas con Heptora es una decisión estratégica que no solo mejora la eficiencia operativa y reduce costos, sino que también permite liberar a tu equipo de tareas repetitivas para que puedan enfocarse en actividades que realmente aporten valor al negocio. A continuación, los beneficios del software RPA Heptora:
Cumplimiento regulatorio mejorado: los bots se aseguran de que todas las facturas cumplan con los requisitos fiscales y legales establecidos por la Administración Tributaria española. Al eliminar el factor humano y los posibles errores manuales, Heptora garantiza que todas las facturas se generen, registren y almacenen de acuerdo con las normativas vigentes, lo que reduce el riesgo de sanciones y penalizaciones.
Aumento en la eficiencia y reducción de costes operativos: los robots RPA se pueden programar para que funcionen en un horario que haya menos tráfico en el portal de Factura Electrónica. Pueden trabajar de forma ininterrumpida y garantizan que el proceso sea exacto y seguro.
La automatización de la facturación electrónica con Heptora mejora el flujo de caja al agilizar la generación y envío de facturas, reducir errores y retrasos, y enviar recordatorios automáticos para cobros pendientes. Esto facilita que los clientes paguen antes, asegurando un flujo de caja más estable y predecible, lo cual permite una mejor planificación y optimización de los recursos financieros de la empresa.
