Imagina una empresa que procesa cientos de recibos bancarios diariamente. Cada día, el departamento financiero se enfrenta a pilas de documentos, horas de ingreso manual de datos y la constante presión de evitar errores que podrían costar caro.

Los empleados dedican gran parte de su jornada a tareas repetitivas y monótonas, dejando poco tiempo para el análisis estratégico o la toma de decisiones que impulsen el crecimiento del negocio.

En un mundo cada vez más digitalizado, las empresas buscan soluciones que les permitan optimizar sus procesos financieros, reducir costos y minimizar errores. Aquí es donde entra en juego la automatización de procesos robóticos (RPA)

Por ejemplo, un software RPA para empresas como Heptora te permitirá:

• Automatizar el ingresos de datos: los robots extraen y registran automáticamente la información de los recibos.

• Validad y verificar la información extraída de los recibos en las bases de datos internas y externas en segundos.

• Mejorar la toma de decisiones gracias a tener un acceso más rápido a la información financiera de tu empresa.

Automatizar procesos administrativos y financieros

La gestión de recibos bancarios es un proceso esencial pero a menudo engorroso que puede consumir recursos valiosos y obstaculizar la eficiencia operativa. El procesamiento manual de recibos bancarios presenta múltiples desafíos:

• Elevada carga laboral: La entrada de datos y la verificación de información son tareas que requieren mucho tiempo.

• Riesgo de errores humanos: Un simple error en la transcripción de un número puede generar discrepancias significativas.

• Retrasos en el procesamiento: Los procesos manuales pueden retrasar el flujo de efectivo y afectar la liquidez de la empresa.

• Cumplimiento regulatorio complejo: Mantenerse al día con las normativas sobre conservación y protección de datos puede ser complicado sin sistemas adecuados.

Beneficios de automatizar y digitalizar el proceso manual de recibos bancarios.

Los beneficios RPA en procesos administrativos son varios y aportan un increíble valor a las empresas.

Eficiencia operativa y ahorro de tiempo

Descargar los recibos, extraer los datos y volcarlos en tu ERP de forma manual es un proceso que lleva mucho tiempo y desgasta a tus empleados. Al automatizar este tipo de tareas repetitivas, tu equipo de trabajo puede enfocarse en actividades de mayor valor estratégico. Gracias a la RPA puedes aumentar un 40% o más tus niveles de productividad y reducir en un 60% el tiempo de trabajo por cada acción.

Los robots pueden trabajar 24/7, procesando grandes volúmenes de recibos mucho más rápido, incluso pueden ser programados para que comiencen a trabajar cuando tu personal ha terminado su jornada.

Reducción de errores y costes operativo

Cuando hablamos de RPA, hablamos de robots de software que que pueden ser entrenados para que sigan el mismo procedimiento y reglas que una persona física.

Automatizar procesos repetitivos puede reducir los costes operativos hasta en un 30%, minimizar errores humanos que son comunes en la entrada y gestión de datos.

Asegura el cumplimiento de la normativa y es seguro

La precisión a la hora de introducir datos combinando el factor humano y la RPA puede aumentar en un 90%. Si algo no sucediera como esperabas, los robots RPA proporcionan registros detallados de todas las acciones realizadas, facilitando la identificación de errores.

Escalabilidad, flexibilidad e integración

Por ejemplo, Heptora cuenta con +300 actividades y secuencias que puedes automatizar, puedes configurar aplicaciones web, aplicaciones de tu escritorio, escribir y mover el ratón, todo con el objetivo de realizar cualquier acción que necesites.

Puedes diseñar flujos automatizados sencillos o combinarlos entre si, todo dependerá de tu caso en específico. También, puedes aumentar o disminuir la cantidad de robots que están ‘trabajando’ si tu volumen de trabajo lo requiere.

Automatizar recibos bancarios y respetar la normativa

Según el artículo 30 del Código de Comercio es obligatorio conservar durante 6 años los justificantes que soportan las anotaciones del libro Diario. Entre ellos están los recibos bancarios.

Desde el punto de vista tributario, la Ley General Tributaria marca que estos archivos deben guardarse por un plazo de 4 años. Normalmente esto sucede ante una inspección fiscal.

Si hablamos dentro del ámbito de la inspección bancaria el artículo 201 de la Ley General de Tributos se encarga de meternos el miedo en el cuerpo.

En ese articulo se considera como infracción grave la falta de conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos. La sanción es del 2% del importe de las operaciones que no están debidamente justificadas. Si no es posible saber este importe, la sanción se fija en 300 € por cada operación.

Para cumplir la normativa mencionada y no llevarte las manos a la cabeza haciéndolo de forma manual, puedes automatizar el proceso con una herramienta RPA como Heptora.

Implementación RPA para automatizar recibos bancarios

• Para empezar, con Heptora puedes configurar un robot que se encargue exclusivamente de acceder a tus diferentes bancos y que se encargue de descargar los recibos bancarios.

• El mismo robot, u otro diferente, puede encargarse de extraer los datos de los recibos; como números de cuenta, fechas, importe, remitente… También, valida que los datos coincidan con tu contabilidad y base de datos.

• Si utilizar algún software de contabilidad o ERP puedes integrarlos para que ingrese los datos automáticamente y actualizar los registros financieros en tiempo real.

• Por último puedes almacenar los recibos en un repositorio seguro en la nube, en una carpeta de tu escritorio o en una base de datos, puedes colocar una etiqueta y organizarlos fácilmente para acceder a ellos cuando quieras.

¿Cómo se vería el resultado?

✅ Reducción del Tiempo de Procesamiento en un 80%: Las tareas que antes tomaban horas ahora se completan en minutos.

✅ Disminución de Errores en un 90%: Al eliminar la entrada manual de datos, reduces significativamente los errores y las discrepancias financieras.

✅ Ahorro en Costos Operativos de hasta un 30%: Optimizas recursos al liberar al personal para tareas estratégicas.

✅Mejora en la Toma de Decisiones: Acceso inmediato a información financiera precisa permite decisiones más informadas y oportunas.

Al utilizar una herramienta RPA como Heptora, no solo optimizas tus operaciones y reduces costos, sino que también empoderas a tu equipo para centrarse en iniciativas que impulsan el crecimiento y la innovación en tu negocio.