La automatización robótica de procesos (RPA) ha demostrado en diferentes informes y estudios su capacidad para mejorar la eficiencia operativa, reducir los costes y aumentar la productividad en diferentes industrias y departamentos de las empresas.
Sin embargo, existen algunos mitos o falsas creencias respecto a esta tecnología; por ejemplo, que es necesario un gran presupuesto, que es algo para ‘grandes empresas’ o que es una tecnología compleja.
Desde Heptora, nuestra misión es democratizar el uso e implementación de la RPA en las PYMES españolas y acercar esta tecnología a las empresas de nuestro país.
Beneficios y desafíos de implementar RPA en la pequeña y mediana empresa.
Si buscas ‘beneficios RPA’ en Google, encontrarás muchos contenidos hablando sobre la reducción de costes y aumento de la productividad. Y sí, es así: el 86% de las empresas que adoptan RPA informan un aumento en la productividad.
Pero la situación que viven los directores o gerentes de las PYMES españolas no siempre es la misma que las de empresas más grandes con mayores presupuestos, con más palancas de crecimiento o que tienen otras asociaciones clave que les permiten escalar y crecer como empresa.
Falsas creencias de implementar RPA en PYMEs
A medida que el tiempo pasa aparecen nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial. El mercado evoluciona rápidamente y tus competidores empiezan incorporar nuevas soluciones digitales para fomentar el crecimiento empresarial. Estos son algunos de los desafíos que puedes sentir antes de implementar la RPA:
La implementación de nuevas tecnologías no parece tan simple en pequeñas y medianas empresas con recursos limitados.
Existe miedo a la incertidumbre hacia nuevas soluciones que parecen ser para ‘empresas más grandes’.
Se cree que la RPA requiere una gran inversión y no se sabe realmente cuál es su retorno de la inversión
Falta de confianza en si tu equipo recibirá con los brazos abiertos esta nueva iniciativa. Según las fuentes; el 86% de los trabajadores están más satisfechos con su puesto de trabajo tras la implementación RPA.
Conocimiento técnico: se cree que la automatización y digitalización de procesos requiere altas habilidades técnicas que requerirán nuevas contrataciones.
Beneficios de la RPA en la pequeña y mediana empresa
Ahora, pasemos al otro lado de la moneda. Esto es lo que pasaría si implementaras una herramienta RPA como Heptora en tu empresa:
Liberar más tiempo para el trabajo estratégico: libera a tu equipo de tareas repetitivas y monótonas que merman su creatividad y su implicación en la empresa. Sí, muchas de esas tareas son esenciales, pero consumen mucho tiempo (y dinero) al cabo del año.
Ser más preciso al hacer el trabajo: al automatizar esos procesos repetitivos, evitarás cometer errores (como una coma, un número, una letra o una firma) y evitarás invertir el doble de recursos en corregirlos.
Contarás con una ventaja competitiva importante: muchas PYMEs no están explorando la RPA, incluso, tu mayor competidor es posible que tampoco lo esté haciendo. Podrás ser más rápido, mejor y más rentable. Por ende, mejorarán tus ingresos, márgenes y tu posicionamiento en el mercado.
Tendrás un equipo de trabajo feliz y empoderado. Los trabajadores son los que hacen posible todo lo que ocurre en tu empresa y fuera de ella, y tú, como director o gerente, debes ayudarles. Al liberarles de carga de trabajo ‘aburrida’, podrán aprovechar esa energía en nuevas áreas y nuevos proyectos que les permitan desarrollar nuevas habilidades, crecer como profesionales y ofrecer más valor a tu empresa.
Un rápido retorno de inversión: Las empresas que implementan RPA obtienen un retorno de inversión que varía entre el 30% y el 200% en el primer año.
Plan de implementación RPA para las pequeñas y medianas empresas
Implementar la RPA no es una tarea tediosa como pueden creer algunos gerentes o responsables de IT. En Heptora, seguimos un enfoque práctico y accesible, teniendo en cuenta los procesos, recursos y capacidades de tu equipo.
Al contar con una tecnología desarrollada in-house hemos optimizado el proceso de desarrollo e implementación, y podemos enfocarnos en el acompañamiento y asesoramiento personalizado.
Identificar los procesos adecuados para automatizar: no todos los procesos son automatizables, o no son adecuados para la automatización. Es importante identificar esos procesos basados en reglas, que repites continuamente y que no requieren tomar decisiones.
Puedes empezar preguntando directamente a tus empleados qué tareas consideran repetitivas, como la introducción de datos en tablas de excel, presentación de facturas electrónicas, presentar informes o actualizar bases de datos.
Evaluación de capacidad de infraestructura: Un primer paso, es solicitar un demostración de Heptora y solicitar un presupuesto junto análisis de procesos que puedes automatizar.
El segundo paso, es asegurarte de que cuentas con una infraestructura mínima necesaria para implementa la RPA, la cual incluye hardware, software, redes y almacenamiento. Esto viene siendo equipos informáticos como ordenadores, servidores virtuales Google Cloud, Amazon AWS o Microsoft Azure y una conexión estable a internet.
Asesoramiento y capacitación básica sobre Heptora: puedes elegir Heptora como tu solución ‘todo-en-uno’ o puedes elegir otras herramientas RPA. Lo importante aquí es que tú y tu equipo conozcan las capacidades de una solución RPA. De esta manera, ellos mismos serán quienes puedan identificar los procesos repetitivos que actúa como ladrones de tiempo.
Flujos de trabajo y diseño de la automatización: una vez identificados los procesos repetitivos, es momento de diseñar el paso a paso que deben seguir los robots para realizar la tarea con éxito y configurar las herramientas involucradas en cada paso. Lo mejor que puedes hacer, es también explorar la galería de automatización de Heptora.
Configuración de los robots y pruebas de automatización: una vez configurados los robots, es momento de desplegarlos en un entorno controlado para asegurarnos de que se han diseñado correctamente los flujos de trabajo. También, es una gran oportunidad identificar qué procesos se pueden hacer en menos pasos y ahorrar incluso más tiempo.
Monitoreo y mejora continua: una vez los robots empiezan a funcionar, es importante monitorearlos o configurar recordatorios de mantenimiento para supervisar de que ningún proceso de la automatización se ha visto afectado. Te dejamos un enlace para que entiendas por qué es importante monitorizar los robots RPA.
Ejemplos de implementación RPA para PYMEs
Automatización RPA en el área finanzas y contabilidad
Conciliación bancaria: Los bots pueden comparar automáticamente los registros internos con los extractos bancarios, identificando y resaltando discrepancias
Gestión de facturas: Automatización de la entrada de datos de facturas, procesamiento y aprobación.
Informes financieros: Generación automática de informes periódicos, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
Automatización RPA en el área de recursos humanos
Gestión de nóminas: Los bots pueden extraer datos, realizar cálculos complejos y generar informes de nómina de manera precisa y eficiente.
Gestión de permisos y vacaciones: Procesamiento automático de solicitudes de permisos, ahorrando tiempo y mejorando la precisión
Automatización RPA en operaciones y logística
Gestión de inventario: Actualización automática de niveles de stock y generación de alertas de reabastecimiento
Procesamiento de órdenes de compra: Automatización de la creación y envío de órdenes de compra a proveedores.
Seguimiento de envíos: Actualización automática del estado de los envíos y notificación a clientes.
Automatización RPA en TI y sistema
Gestión de accesos: Automatización de la creación, modificación y eliminación de cuentas de usuario en diferentes sistemas.
Copias de seguridad: Programación y verificación automática de copias de seguridad de datos críticos.
Actualizaciones de software: Automatización de procesos de actualización de software en múltiples equipos.
Implementar RPA en tu pequeña o mediana empresa no solo es una oportunidad para aumentar la eficiencia operativa y reducir costos, sino también para fortalecer la competitividad y mejorar la experiencia laboral de tu equipo. Con las herramientas adecuadas y un enfoque bien estructurado, la automatización deja de ser un desafío complejo y se convierte en un habilitador del crecimiento y la innovación.
No se trata de una tecnología exclusiva para grandes corporaciones; en Heptora, nuestro compromiso es acercar la RPA a todas las PYMEs para que puedan aprovechar sus beneficios y posicionarse de manera estratégica en un entorno cada vez más digital. La transformación digital está al alcance de todos, y el momento de empezar es ahora.
